Datenschutzrechtliche Informationen

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren sowie Ihnen einen Überblick über Ihre Rechte nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben. Bitte beachten Sie, dass nicht alle Bestandteile dieses Schreibens auf Sie zutreffen, da die Frage, welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, sich maßgeblich nach der vereinbarten Dienstleistungen richten. 

I.       Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

QUARTER MEDIA GmbH

Weidestraße 132

22083 Hamburg

+49 (0)40 300 908 80

datenschutz@quartermedia.de

www.quartermedia.de

Unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Sascha Hesse erreichen Sie unter: info@agor-ag.com, 069 949432410. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet/Intranet unter www.agor-ag.com verfügbar.

II.     Datenkategorien, Rechtsgrundlage und Zwecke der Verarbeitung

1.      Vertragliche Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden (B2B) / Dienstleistern

Im Rahmen unserer vertraglichen Beziehung zu unseren Geschäftskunden und Dienstleistern verarbeiten wir Daten innerhalb der Stammdatenverwaltung. Dies beinhaltet in der Regel die Verwaltung der Daten innerhalb unseres CRM-Systems, AdServer, Reporting-Tool, BI-Tool, die Dokumentenverwaltung und Speicherung, die Nutzung von Cloud-Diensten und die Erstellung von systemseitigen Protokollen.

Innerhalb der internen Kommunikation und der externen Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern bedienen wir uns den üblichen Kommunikationswegen, die insbesondere per E-Mail, Telefonie und schriftlich (per Post) sattfinden. Darüber hinaus beinhaltet die Geschäftskundenverwaltung die Erstellung von Präsentationen/Tabellen, die Verwaltung von Kalendern, den Austausch von Dokumenten, sowie Chat-kommunikation und die Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen über Cloud-Dienste.

Sie haben die Möglichkeit, uns Datenänderungen (z.B. neue Postanschrift, neue Ansprechpartner, geänderte Bankverbindung) oder weitere Anliegen rund um ein bestehendes vertragliches Verhältnis (z.B. Reklamationen, Kündigung) (online) mitzuteilen. Hierzu müssen Sie eventuell auch Adress-, Kontakt- und Kommunikationsdaten sowie ggf. Informationen zu Ihrem vertraglichen Verhältnis mit uns angeben, damit wir Ihr Anliegen bearbeiten können.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und die Kommunikation mit dem Ansprechpartner*innen der Unternehmen, mit denen wir eine Geschäftsbeziehung haben, ist gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO unser berechtigtes Interesse, das darin besteht, die Vertragsbeziehung mit den Unternehmen abwickeln zu können, mit denen wir ein Vertragsverhältnis haben.

Ihre Daten geben wir zweckbezogen und datenschutzkonform an die von uns beauftragten Vertriebs-, Marketing- und Service-Dienstleister weiter, die uns sowohl bei der Vertragserfüllung als auch der Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern unterstützen. Diese verpflichten wir vertraglich nach DSGVO Ihre Daten weder zu eigenen Zwecken zu nutzen noch an andere Dritte weiterzugeben.

Wir löschen die personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des vertraglichen Verhältnisses werden die personenbezogenen Daten gespeichert, solange die verantwortliche Stelle dazu gesetzlich verpflichtet ist. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. gem. HGB, AO) betragen in der Regel bis zu zehn Jahre.

Zudem verarbeiten wir Ihre Daten in Einzelfällen zu statistischen Auswertungen und zur Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und Produkten.

2.      Werbung

a)     E-Mail-Werbung

Haben Sie uns Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO zum Versand von Werbung per E-Mail gegeben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, sowie ggf. weitere Kontakt- und Vertragsdaten, um Ihnen E-Mail-Werbung zuzusenden.

Wir verifizieren Ihre Einwilligung mit einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann.

Die Anmeldungen werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts, als auch der IP-Adresse.

Wenn Sie eine von uns versandte Werbe-E-Mail öffnen, verbindet sich eine in der E-Mail enthaltene Datei (sog. web-beacon) mit unseren Servern. So kann festgestellt werden, ob eine E-Mail geöffnet und welche Links ggf. angeklickt wurden. Außerdem werden technische Informationen erfasst (z.B. Zeitpunkt des Abrufs, IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem). Diese Informationen dienen ausschließlich der statistischen Analyse unserer Werbekampagne. Die Ergebnisse dieser Analysen können genutzt werden, um künftige Marketingaktionen besser an die Bedürfnisse unserer Empfänger anzupassen.

Wenn Sie keine Analyse möchten, müssen Sie die E-Mail-Werbung abbestellen. Hierfür stellen wir in jeder E-Mail einen entsprechenden Link zur Verfügung

Sollten Sie insgesamt keine weitere E-Mail-Werbung von uns wünschen, können Sie Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft unter datenschutz@quartermedia.de widerrufen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie die Einwilligung widerrufen haben, und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.

b)     Telefon-Werbung

Wir nutzen die Telefonnummer von Ihnen, um Sie zu Werbezwecken telefonisch zu kontaktieren. Dies erfolgt auf Basis Ihrer mutmaßlichen oder gegebenen freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt dabei nicht.

Sollten Sie keine werblichen Anrufe von uns wünschen, können Sie Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten zu Werbezwecken jederzeit für die Zukunft unter datenschutz@quartermedia.de widerrufen.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald Sie die Einwilligung widerrufen haben, und keine anderen Gründe zur Aufbewahrung der Daten bestehen.

III.    Empfänger Ihrer Daten

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Behörden (z. B. Finanzbehörden, Gerichte)
• Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Kreditinstitute zur Abwicklung von Zahlungsverkehr
• Anwaltskanzleien und zuständige Gerichtsbarkeit zur Durchsetzung von Ansprüchen
• Wirtschaftsprüfer zur Ausführung des gesetzlichen Prüfungsauftrags
• Inkasso-Unternehmen
• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
• Steuerberater

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns von der Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

III.    Rechte als Betroffene

Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen.

Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter:

QUARTER MEDIA GmbH

Weidestraße 132

22083 Hamburg

+49 (0)40 300 908 80

datenschutz@quartermedia.de

Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

IV.   Speicherdauer

Unternehmen in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Diese Gesetze sehen Speicherfristen z.B. für Rechnungen, Angebote oder andere vertragsrelevante Unterlagen für bis zu zehn Jahren vor. Entsprechend speichern wir Ihre Daten, welche wir im Rahmen der erfolgten vorvertraglichen Maßnahmen oder der Vertragserfüllung erhoben haben, gemäß der gesetzlichen Regelfristen. Sofern die Daten dann nicht mehr für die Zweckerfüllung erforderlich sind und gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen, werden die Daten gelöscht.

Sofern Sie uns Ihre freiwillige Einwilligung für eine Datenverarbeitung gegeben haben, speichern wir die Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft möglich. Sofern der Löschung keine weiteren Zwecke oder Aufbewahrungsfristen entgegen stehen, erfolgt mit dem Widerruf der Einwilligung eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. Davon ausgenommen sind Ihr Vor- und Nachname, welche im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflichten für drei Jahre gespeichert werden. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden Ihre vollständigen personenbezogenen Daten (Vor- und Nachname) gelöscht.

Sollten in einzelnen Fällen gesonderte Löschfristen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten, finden Sie diese Informationen jeweils bei der Datenverarbeitung unter Ziff. II.

V.     Übermittlung in ein Drittland

Vereinzelt werden personenbezogene Daten in den USA verarbeitet.  Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen als auch weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search (in Englisch) entnehmen.

Weiterhin werden vereinzelte personenbezogene Daten in dem UK verarbeitet.  Die Europäische Kommission hat am 28.06.2021 einen Angemessenheitsbeschluss für das Vereinigte Königreich erlassen, wodurch UK nunmehr als sicheres Drittland gilt. Somit bleibt der Übermittlung personenbezogener Daten nach dem Brexit weiterhin datenschutzkonform möglich.

Weiterhin werden vereinzelte personenbezogene Daten in der Schweiz verarbeitet. Die Europäische Kommission hat am 15.01.2024 den Angemessenheitsbeschluss für die Schweiz vom 26.07.2000 bestätigt, wodurch sie als sicheres Drittland gilt. Somit ist die Übermittlung personenbezogener Daten in die Schweiz datenschutzkonform möglich.

VI.   Bereitstellung der Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen darauf hin, dass wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.